Como ser organizado con Bullet Journal
NOTE: IF YOU DON'T SPEAK SPANISH, YOU CAN READ THE ENGLISH VERSION HERE.
Hiiiii~ ¿cómo están muchachos? ¿cómo van sus preparativos para diciembre? Espero que super.
En mi post pasado, por allá hace como 2 meses (que irresponsable soy) les prometí escribir un post sobre cómo me organizo siendo freelance. Te voy a contar como pase de una freelance que da pena, a una freelance responsable y organizada gracias al Bullet Journal.
Primero, ¿Qué es el Bullet Journal?
Te dejo un video donde se explica el método original y el video de Fran. Pero básicamente es un sistema análogo que sirve para organizarte en cualquier libreta que tengas a la mano.
¿Porqué no una simple agenda ya hecha?
Diseño: I know, basics. No me suelen gustar las agendas pre-diseñadas y tampoco me encanta que casi todas vienen con las fechas ya puestas, con un número de páginas y espacios muy limitados. Quiere decir que si me provoca organizar mi vida a partir de abril voy a perder un 20% de la agenda. Básicamente, soy quisquillosa.
Personalización: El Bullet Journal tiene algo que amo y es que funciona en cualquier libreta que quieras y lo puedes personalizar de la forma que más te guste, desde tener solo agendar a mitad agenda-mitad notas.
Flexibilidad: Tiene un sistema que funciona pero es muy amigable para que agregues o quites elementos que no necesitas. No es para nada estricto.
Primero, ¿cómo organizo los proyectos?
• Cuando pensamos en proyectos, pensamos en ellos como una unidad total y contundente que se hace en una sentada en vez de algo que puedes hacer en pasos.
• Esto es lo que debes hacer con tus metas. Ir de lo macro a lo micro, de los grandes objetivos como es "hacer un libro infantil" a "ilustrar 2 páginas diarias".
Metas anuales -> Metas mensuales -> Metas semanales -> Metas diarias.
La idea es desglosar en objetivos concretos que puedas realizar cada día hasta el deadline o terminar. No te apures en hacer de estos proyectos cosas de 4 pasos, piensa bien cómo los vas a dividir, cuales son los pasos concretos que debes hacer con calma y claridad.
Ejemplo, piensa en Inktober como una comisión:
Es una idea muy simple que te ayuda un montón. Incluso cuando realizas un presupuesto es bueno enviar al cliente todo el proceso que harás. Ayuda muchisimo a los clientes a entender cómo trabajas y tener confianza.
• Ten metas realistas. Digamos que haces lo que te digo y divides tus proyectos, pero te aceleras y haces 30 sub-tareas de un proyecto y te asignas 10 diarias.
Exacto, no funciona. Deja de inventar. Ten metas realistas.
• El tener metas y fechas realistas irá ligado a tu ritmo de trabajo y el tiempo que desempeñas en cada cosa. Al principio es complicado saber cuanto tiempo te toma una tarea. No te mortifiques por eso, lo irás descubriendo poco a poco, pero mientras tanto, cuando pienses en un deadline sintiéndote seguro de la fecha añade uno o dos días y trata de entregar un poco antes de la fecha límite.
• Cuando organizo las metas de mis proyectos trato de establecer periodos de tiempo en que quiero tenerlas hechas, por ejemplo un proyecto de 3 meses o 3 semanas. Puedes hacerlo como mejor lo creas pero es importante tener fechas límite, porque sino serán cosas que quedarán en el aire siempre.
• Al organizar tus planes sepáralos en personales y laborales. Te ayudará a tener en cuenta como vas a ir programando cada uno.
Ahora sí, ¿cómo traduzco todo esto a mi Bullet Journal?
• Escogí una libreta super linda que me motiva a estar organizada. Yo utilizo una de Moleskine pues es duradera y los colores me encantan.
• Para mi, la idea de tener un Bullet Journal no solo es estar organizado, es mantenerse motivado. Por eso tengo una hoja con 3 post-its con frases que me inspiran y me recuerdan seguir. También escribo los meses a mano en un intento de "lettering" para hacerlo ver más lindo y practicar mi letra cuchi.
*Notas hechas en un inglés muy pobre. ToT
• Cuando creas una tarea tendrás una casilla junto a ella a la cual le darás check cuando la haces. ¿Pero qué pasa cuando no la haces? Te recomiendo tener un indice de simbolos para distinguir entre los diferentes resultados de esas tareas o eventos.
• Haz una lista de todas tus metas para el año o los próximos meses. Puede ser tan largo como quieras pero ten todos tus objetivos allí. Luego podrás ir escogiendo con cuales te quedarás debido a tiempo, complejidad o simplemente los que más te emocionen.
Podrás ver en la siguiente foto que me quedé con 2 listas. La primera sobre proyectos personales y de trabajo, la segunda sobre 3 metas de oro (y unas 3 más). La idea de tener estas metas escritas en mi agenda es poder tener claro a donde voy con toda está organización. Tenerlas presente me ayuda muchísimo a revisarlas y organizarme para cumplirlas. Algunas no las pude hacer, pero me siento orgullosa de haber cumplido otras.
• Mensualmente realiza una pagina donde estén tus Monthly Goals, de este modo podrás organizar las cosas que debes ir realizando en este mes para ir cumpliendo tus objetivos más grandes. Yo lo organizo de la siguiente manera:
También organizo con un calendario hecho a mano para vista rápida de mis citas médicas, fechas de pago, cumpleaños de amigos, etc.
• Divide tus metas del mes en objetivos diarios y organizalos a lo largo de las 4 semanas del mes. Recuerda hacerlo de forma equitativa para que tengas tiempo de hacerlas, se comprometido y responsable.
Para organizar tus metas dentro del Bullet Journal te enseño 2 plantillas que utilizó para la semana. Igual no tienes que seguirlas tal cual, puedes hacerlo como mejor creas. Y aunque tengo mi planner, también cuento con una pizarra de semanario donde anoto todas las tareas de la semana para fácil vista cuando empiezo mis días.
Y eso es todo lo que hago. Tener un Bullet Journal me ha funcionado un montón, me encanta y todos los días descubro una manera nueva de hacerlo más organizado para motivarme más. Muchos creativos a veces piensan que ser tan metódico mata la creatividad, yo realmente pienso que alimenta tener los objetivos claros.
Ojo, esto no tiene que funcionar para ti. Probé esto porque no me iba del todo bien tener todo digitalmente, pienso que mi memoria funciona mejor cuando escribo las cosas. Si no es para ti, solo prueba alguno otro o quédate con lo que te gustó más.
Sin embargo, me ayudo con algunas apps para ser más productiva.
• Asana: antes les he mencionado que para proyectos de largo aliento utilizo esto. Pues es genial para crear proyectos con sub-tareas y fechas donde puedes cargar imagenes, enlaces, calendarios, etc y compartirlas con tu cliente. Además es gratuita si eres independiente y tiene una versión pro para empresas con más de 15 clientes. (Asana debería patrocinarme)
• Harvest o TrackingTime: son plug-ins para asana donde puedes hacer conteo del tiempo que te toma hacer tareas ahí asignadas. Es genial para ir midiendo cuánto tiempo te toma hacer algunas cosas y tener un estimado para presupuestar y agendar tiempos.
• Pomodoro (Brain Focus App): algunos han escuchado de este para productividad. Son intervalos de tiempo donde tienes 25min para estar super concentrado y luego 5 minutos de descanso, luego de algunas repeticiones tienes 15 o 20 minutos largos para descansar. Es genial para obligarte a concentrarse y terminar objetivos más rápido.
Y esto es todo chicos. Ese es mi método personal para organizarme y gestionar algunas cosas con mis clientes. Espero les haya gustado el post, compartan y suscríbanse para saber cuando viene el siguiente. Siento que fue demasiado largo, pero trate de hacerlo lo más concentrado posible. Si tienen dudas déjenme saber en los comentarios para responderles con todo gusto.
Como regalo les dejo una plantilla muy linda que pueden imprimir y usar para cualquier mes o semana del año. Descargala acá.
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